Cara Kerja Email Sebenarnya: Kebenaran Sederhana di Balik Miliaran Pesan Harian

Anda mengirimkannya setiap hari. Mungkin belasan kali sebelum makan siang. Sangat mudah untuk melupakan bahwa di balik setiap klik “Kirim”, miliaran pesan tersebar di seluruh dunia. Anda berasumsi ada benteng yang kompleks dan dijaga di dalamnya. Tidak.

Email tampak sederhana. Jika Anda tidak melihat filter spam dan sertifikat keamanan, mekanisme intinya masih primitif. Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana sebuah pesan berpindah dari laptop Anda ke teman di belahan bumi lain. Atau apa yang sebenarnya dilakukan server POP3 dengan email Anda.

Jawabannya tidak terlalu bersifat fiksi ilmiah dan lebih bersifat “pipa ledeng dasar”. Kami sedang menggali inti sistem.

Klik Pertama: 1971

Ray Tomlinson mengubah segalanya pada tahun 1971. Sebelum dia, pengiriman pesan bersifat lokal. Anda dapat berbicara dengan seseorang di mesin yang sama. Anda tidak bisa melangkah lebih jauh. Tomlinson, seorang insinyur, melihat potensi untuk menjembatani mesin.

Solusinya? Simbol @.

Ini menunjuk mesin penerima. Tiba-tiba, Anda tidak hanya berbicara dengan komputer Anda sendiri. Anda sedang berbicara dengan jaringan. Karakter tunggal tersebut tetap menjadi jangkar komunikasi global.

Ini Hanya Teks

Inilah fakta yang mengejutkan banyak orang. Email tidak pernah dirancang untuk gambar. Atau video. Atau memformat.

Ini adalah pesan teks.

Selalu begitu. Bahkan hari ini. Badan email Anda berupa teks biasa. Tentu, Anda melampirkan file. Lampiran tersebut dipecah menjadi string teks (biasanya pengkodean Base64) untuk transportasi. Mereka masih berupa teks yang bergerak melalui pipa teks. Panjangnya tidak masalah. Kompleksitasnya tidak masalah. Itu semua data.

Alat yang Anda Gunakan (Dan Abaikan)

Anda mengandalkan klien email untuk membaca semua teks ini. Anda mungkin tidak memikirkannya. Anda hanya melihat kotak masuk.

Apakah Anda menggunakan desktop beast seperti Microsoft Outlook atau Outlook Express. Atau pembaca berbasis web dari Hotmail atau Yahoo. Atau bahkan pembaca AOL lama. Antarmuka berubah. Fungsi inti tidak.

Setiap klien, tidak peduli seberapa “pintarnya”, melakukan empat hal. Itu saja.

1. Mencantumkan email Anda. Ini menunjukkan header pesan. Pengirim, subjek, waktu, tanggal, ukuran. Anda melihat metadatanya, bukan kontennya.
2. Membuka pesan. Anda mengklik header. Ini menampilkan tubuh. Teks. Komunikasi sebenarnya.
3. Menulis email baru. Anda mengetikkan alamatnya. Subyek. Tubuh. Anda mendorongnya keluar.
4. Menangani lampiran. Anda dapat menyimpan apa yang Anda dapatkan. Anda dapat melampirkan apa yang Anda kirim.

Itulah keseluruhan deskripsi pekerjaan. Klien yang canggih menambahkan fitur tambahan. Filter pencarian. Aturan. Integrasi dengan kalender. Tapi lepaskan? Ini adalah penampil teks. Seorang penulis teks.

Sisi Server

Kami telah melihat apa yang Anda lihat. Klien. Teks. Header.

Tapi siapa yang memegang surat itu?

Di sinilah server POP3 memasuki obrolan. Ini bukan sihir. Ini adalah penyimpanan. Itu adalah ruang tunggu. Saat Anda mengirim email, email tersebut tidak langsung terbang ke komputer teman Anda. Biasanya tidak. Itu masuk ke server. Lalu yang lain. Dan satu lagi.

Server POP3 adalah salah satu protokol yang membantu memindahkan teks ini. Ini memungkinkan klien Anda mengambil pesan dari server jauh. Anda mengunduhnya. Mereka pindah ke perangkat Anda. Mereka meninggalkan antrian server.

Tapi mengapa ini penting?

Karena memahami bahwa email hanyalah teks, berpindah melalui server sederhana, mengubah cara Anda memandang keamanan. Ini mengubah cara Anda memandang privasi. Ini bukan gudang rahasia. Ini adalah sistem kartu pos yang entah bagaimana belajar bersembunyi di dalam amplop.

Kami akan terus menarik kembali lapisannya. Infrastruktur dibangun berdasarkan asumsi yang dibuat empat puluh tahun lalu. Asumsi yang masih menyatukan internet.

Anda memiliki klien. Anda siap mengirim dan menerima. Tapi klien tidak ada gunanya tanpa tujuan. Anda memerlukan server email. Anggap saja sebagai kantor pos untuk kotak surat digital Anda.

Mari hilangkan kompleksitas tingkat perusahaan. Seperti apa server email yang paling sederhana? Jika Anda memahami cara kerja server web, konsepnya serupa. Mesin di Internet menjalankan aplikasi perangkat lunak yang bertindak sebagai server. Mereka duduk di sana. Mereka mendengarkan. Mereka menunggu koneksi pada port tertentu.

Logikanya brutal dalam kesederhanaannya.

Pendekatan Sistem File

Bayangkan sebuah server yang tidak menggunakan database. Itu tidak menggunakan pengindeksan yang rumit. Itu hanya menggunakan file teks.

Berikut adalah arsitektur dasarnya:

• Daftar Akun : Server menyimpan daftar pengguna. Jika nama pengguna Anda mbrain, server mengetahui keberadaan Anda. Jika John Smith menggunakan jsmith, itu entri lain.
• File Individu : Untuk setiap akun, ada satu file teks. Kotak masuk Anda adalah MBRAIN.TXT. John adalah JSMITH.TXT.
• Operasi Penambahan : Saat Anda mengirim pesan, server tidak “mengarsipkannya” seperti biasanya. Itu hanya menambahkan baris baru ke bagian bawah file teks Anda.

Transaksi

Saat Anda menekan “Kirim” di klien Anda, tiga hal terjadi:

1. Klien terhubung ke server.
2. Melewati nama penerima (mbrain ).
3. Melewati pengirim (jsmith ) dan isi pesan.

Server mengambil file MBRAIN.TXT dan menambahkan datanya. Ini mungkin terlihat seperti ini:

Dari: jsmith Kepada: mbrain Marshall, bisakah kita makan siang hari Senin? Yohanes

Itu saja. Tidak ada enkripsi. Tidak ada filter spam. Tidak ada pemindaian virus. Hanya file teks dengan baris baru di bagian bawah.

Mengapa Kesederhanaan Itu Penting

Model ini mengungkapkan fungsi inti penyimpanan email. Tugas server adalah menerima data dan menyimpannya hingga penerima mengambilnya. Sistem modern jauh lebih kompleks. Mereka menggunakan database SQL, penyimpanan cloud, dan sistem terdistribusi. Namun kontrak mendasarnya tetap ada: kirim ke port, simpan di keranjang khusus pengguna, tunggu pengambilan.

Ada bidang lain yang terlibat. Stempel waktu. Tanggalnya. Baris subjek. Tapi mekanismenya identik. Menambahkan. Selesai.

Sekarang kita akan melihat server SMTP. Di situlah perutean sebenarnya terjadi.

Sistem Email Sebenarnya

Lupakan file yang ditambahkan. Sistem yang sebenarnya Anda gunakan sehari-hari bukanlah file teks yang tersimpan di hard drive yang menunggu untuk diurai. Ini adalah mesin dua server. Anda memiliki satu sisi untuk mengirim dan sisi lainnya untuk menerima.

Sisi pengirim adalah server SMTP. SMTP adalah singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol. Ini menangani surat keluar. Periode.

Sisi penerima adalah server POP3 atau server IMAP. Ini menangani surat masuk. POP adalah singkatan dari Protokol Kantor Pos. IMAP adalah singkatan dari Internet Mail Access Protocol.

Pengaturan server email pada umumnya terlihat seperti ini:

Server SMTP mendengarkan pada port 25. Ini adalah port yang terkenal. Server POP3 mendengarkan pada port 110. Server IMAP menggunakan port 143.

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa ada dua protokol untuk email masuk. Mengapa tidak berpegang pada satu saja? Itu tergantung pada bagaimana Anda ingin mengelola pesan Anda. POP3 cenderung mengunduh dan menghapus, memperlakukan surat seperti surat fisik yang Anda ambil dari kantor pos. IMAP menyimpan pesan di server, menyinkronkannya di seluruh perangkat sehingga Anda dapat membaca kotak masuk yang sama dari ponsel, laptop, atau tablet Anda.

Namun sebelum kita membahas nuansa sinkronisasi, mari kita lihat bagaimana email sebenarnya lepas dari tangan Anda. Di sinilah server SMTP berperan.

Mengirim email terasa instan. Anda menekan kirim. Pesan itu meninggalkan layar Anda. Namun di balik klik sederhana itu, ada jabat tangan yang rumit antar server. Klien email Anda berbicara ke server SMTP. Server tersebut berkomunikasi dengan server SMTP lainnya. Tujuannya adalah pengiriman.

Mari kita telusuri jalur tertentu. Anda adalah “otak” di howstuffworks.com. Anda ingin menghubungi “jsmith” di mindspring.com. Anda menggunakan klien mandiri seperti Outlook Express.

Jabat Tangan Awal

Saat Anda membuat akun, Anda memasukkan mail.howstuffworks.com sebagai server email Anda. Anda menekan Kirim. Berikut urutannya.

Outlook Express membuka koneksi ke server tersebut di port 25. Ini adalah port SMTP standar. Itu tidak dienkripsi secara default dalam pengaturan dasar ini. Ini adalah percakapan teks biasa.

Klien Anda memberi tahu server siapa Anda dan siapa penerimanya. Ini termasuk isi pesan. Server mem-parsing alamat “ke”. Ini membagi jsmith@mindspring.com menjadi bagian pengguna (jsmith ) dan bagian domain (mindspring.com ).

Jika jsmith juga ada di howstuffworks.com, server akan menanganinya secara internal. Ia akan meneruskan pesan ke agen pengiriman miliknya sendiri, yang mengirimkannya langsung ke server POP3. Sederhana. Lokal.

Tapi jsmith ada di tempat lain. Server harus berkomunikasi dengan domain lain.

DNS dan Pencarian Rute

Server SMTP di howstuffworks.com tidak mengetahui di mana mindspring.com berada di jaringan. Ia meminta Server Nama Domain (DNS).

Ia mengirimkan pertanyaan: “Apa alamat IP untuk server SMTP di mindspring.com?”

Balasan DNS. Ini memberikan satu atau lebih alamat IP untuk infrastruktur email Mindspring. Server sekarang memiliki tujuan. Ini terhubung ke server SMTP Mindspring, sekali lagi menggunakan port 25.

Percakapan berulang. Klien Anda berbicara dengan server pertama. Server itu berbicara kepada server kedua. Perintah teksnya identik. Pesan itu disampaikan. Server Mindspring mengenali domain tersebut. Ini merutekan email ke server POP3-nya. Kotak masuk Jsmith terisi.

Apa Yang Terjadi Jika Gagal?

Jaringan putus. Server mati. Jika server howstuffworks tidak dapat menjangkau Mindspring, pesan tidak hilang. Itu duduk dalam antrian.

Kebanyakan mesin menggunakan program yang disebut sendmail untuk menangani antrean ini. Ini adalah mesin di balik layar. Sendmail mencoba lagi secara berkala. Interval yang umum adalah setiap 15 menit.

Ia terus mencoba. Selama empat jam, ia mencoba pengiriman. Jika masih gagal, ia akan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda. Pesan pentalan. Laporan kesalahan. Anda akan tahu ada yang tidak beres.

Akhirnya, ia menyerah. Biasanya setelah lima hari, sebagian besar konfigurasi sendmail membuang pesan tersebut atau mengembalikannya kepada Anda sebagai tidak terkirim. Siklusnya selesai, tetapi tidak berhasil.

Bahasa SMTP

Seluruh pertukaran bergantung pada perintah teks sederhana. Itu tidak rumit. Mereka bersifat struktural.

• HELO – Identifikasi diri Anda ke server jarak jauh.
• EHLO – Identifikasi diri Anda dan minta mode tambahan. Ini adalah standar modern.
• MAIL FROM: – Sebutkan pengirimnya.
• RCPT TO: – Sebutkan penerimanya.
• DATA – Memulai isi pesan. Tiga baris pertama biasanya Ke, Dari, dan Subjek.
• RSET – Reset transaksi saat ini. Mulai dari awal.
• BERHENTI – Tutup sesi.
• BANTUAN – Minta dokumentasi untuk perintah.
• VRFY – Verifikasi apakah ada pengguna tertentu.
• EXPN – Perluas milis.
• VERB – Aktifkan keluaran verbose.

Perintah-perintah ini membentuk kerangka pengiriman email. Mereka dapat dibaca manusia. Anda dapat mengamatinya di jejak jaringan. Mereka mengungkap logika sistem pos internet.

Server POP3 dan IMAP

Pengaturan POP3 sederhana pada dasarnya hanyalah file teks. Server akan menyimpan email setiap akun dalam satu file, menambahkan pesan baru ke bawah. Saat Anda memeriksa kotak masuk, klien Anda terhubung melalui port 110. Anda memasukkan nama pengguna dan kata sandi. Setelah diautentikasi, server membuka file teks tersebut dan membiarkan klien Anda membacanya.

Protokolnya sangat sederhana. Anda menggunakan perintah teks dasar:

• USER – ketik ID Anda
• LULUS – ketik kata sandi Anda
• BERHENTI – menutup koneksi
• DAFTAR – melihat ukuran pesan
• RETR – tarik ke bawah pesan lengkap
• DELE – menandai pesan untuk dihapus
• TOP – intip beberapa baris pertama

Klien Anda akan mengambil pesan-pesan ini dan menyimpannya secara lokal. Kemudian, secara default, ini menghapus yang asli dari server. Server hanyalah antarmuka bodoh antara klien dan file. Anda bahkan dapat mengujinya secara manual menggunakan telnet.

Server IMAP

POP3 punya batasan. Itu mengunduh email ke satu mesin. Setelah hilang dari server, Anda tidak dapat mengaksesnya di tempat lain. Ini merupakan masalah jika Anda beralih antara desktop dan laptop. Anda ingin email Anda mengikuti Anda.

IMAP (Internet Mail Access Protocol) memecahkan masalah ini. Itu menyimpan pesan Anda di server. Daripada mengunduh semuanya, Anda menyinkronkan dengan status server.

Perbedaan utama:
– Folder ada di server. Anda dapat mengatur email ke dalam folder, dan struktur tersebut tetap utuh di seluruh perangkat.
– Pencarian dijalankan dari jarak jauh. Server yang menangani pencarian, bukan mesin lokal Anda. Ini berarti hasil yang lebih cepat jika Anda memiliki banyak email.
– Akses multi-perangkat. Terhubung dari komputer atau ponsel mana pun. Folder Anda dan status baca/belum dibaca konsisten di mana-mana.

IMAP membuat email dapat diakses dari mana saja. Tapi itu tidak sempurna. Bagian selanjutnya membahas masalah IMAP dan cara menangani lampiran.

Koneksi antara klien email Anda dan server IMAP terjadi melalui port 143. Setelah ditautkan, klien mengirimkan serangkaian perintah teks untuk mengelola kotak masuk Anda. Anda tidak hanya membaca; Anda mengeluarkan perintah langsung. Daftar folder. Tarik header dari folder tertentu. Ambil pesan lengkap. Hapus item. Cari seluruh arsip. Server merespons setiap perintah.

Namun arsitektur ini menciptakan kesenjangan logis. Jika semua data Anda ada di server, bagaimana Anda memeriksa email saat internet Anda terputus? Jawabannya adalah cache. Kebanyakan klien memecahkan masalah ini dengan mengunduh isi pesan lengkap ke hard drive lokal Anda. Ini meniru perilaku POP3 dalam menyimpan semuanya secara lokal, tetapi pesannya tetap ada di server juga. Anda dapat membaca, membuat draf, dan membalas secara offline. Saat Anda menyambung kembali, klien menyinkronkan celah tersebut. Ini mendorong keluar konsep Anda dan menarik segala sesuatu yang baru yang datang saat Anda terputus.

Menangani Lampiran Biner

Mengirim lampiran adalah praktik standar sekarang. Anda melampirkan dokumen Word, spreadsheet, file suara, atau bahkan perangkat lunak. File-file ini biner, bukan teks. Protokol email awalnya hanya mendukung teks. Ketidakcocokan ini memerlukan solusi.

Pada awalnya, pengguna harus mengkodekan file mereka secara manual menggunakan uuencode. Prosesnya membosankan. Dibutuhkan 3 byte data biner dan mengubahnya menjadi 4 karakter teks ASCII. Hal ini dilakukan dengan mengambil 6 bit sekaligus dan menambahkan 32 ke nilainya. Hasilnya adalah string teks yang disandikan yang mewakili file biner asli. Anda menjalankan programnya sendiri, lalu menempelkan hasilnya ke badan pesan Anda.

Ironisnya, meskipun memiliki dampak sosial yang besar, sistem email inti ternyata sangat sederhana. Aturan perutean di server seperti sendmail menambah kompleksitas, namun mekanisme dasarnya sederhana. Saat berikutnya Anda menekan kirim, Anda akan tahu persis apa yang terjadi di balik layar.

Layanan Email Gratis dan Berbayar

Ekonomi Email: Layanan Gratis vs. Berbayar

Kami menggunakan email terus-menerus. Begitulah cara kami bekerja. Begitulah cara kami berbicara dengan keluarga. Sebuah studi tahun 2007 yang dilakukan oleh Pew Internet dan American Life Project menunjukkan bahwa 91 persen pengguna internet di AS online untuk mengirim atau membaca email. Separuh dari orang-orang tersebut memeriksa kotak masuk mereka sebagai aktivitas normal sehari-hari mereka. Volumenya sangat mencengangkan. Grup Radicati menghitung 183 miliar email dikirim dalam satu hari pada tahun 2006.

Volume besar ini menciptakan pasar yang sangat besar. Anda dapat memilih dari raksasa gratis atau spesialis berbayar.

Mengapa Kami Memilih Layanan Email Gratis

Gmail dan Yahoo! tidak membebankan biaya kepada Anda. Sebaliknya, mereka membebankan biaya kepada pengiklan. Anda melihat iklan karena pesan Anda dipindai untuk mencari kata kunci. Ini adalah perdagangan yang Anda lakukan setiap hari.

Layanan gratis telah berkembang. Ini bukan sekadar kotak surat biasa lagi.

“Gmail menawarkan penyimpanan online yang praktis tidak terbatas.”

Gmail
Layanan gratis Google adalah layanan yang luar biasa. Ini menangani banyak jenis lampiran. Ini memindai spam, worm, dan virus. Penarikan terbesar adalah penyimpanan. Praktisnya tidak terbatas. Anda dapat menyimpan file selama bertahun-tahun. Antarmukanya menggunakan metode penyortiran untuk membantu Anda menyaring kebisingan. Anda menemukan pesan penting dengan cepat.

Yahoo! Surat
Yahoo! tetap menjadi salah satu opsi paling populer. Ia juga menawarkan penyimpanan online tanpa batas. Selain email, ini mencakup pesan teks dan feed berita RSS. Alat pengorganisasiannya intuitif. Anda dapat menggunakan fitur drag-and-drop. Email masuk diajukan menggunakan lebih dari selusin filter. Email sampah langsung masuk ke folder spam.

MSN Windows Hotmail
Hotmail Microsoft mendukung penyimpanan online 5 GB. Itu kurang dari Gmail, tapi tetap murah hati. Desain desktop memungkinkan Anda menyesuaikan warna dan tata letak. Anda dapat beralih antara format klasik dan tampilan yang diperbarui dengan fitur baru. Fitur keamanan Microsoft sudah ada di dalamnya. Alat drag-and-drop yang familiar menambah kenyamanan.

Kapan Harus Membayar Email

Tidak semua orang butuh gratis. Beberapa pengguna lebih memilih layanan berbayar. Penyedia seperti Juno, EarthLink, dan Webmail.us mengenakan biaya. America Online dan NetZero juga termasuk dalam kategori ini.

Mengapa membayar?

• Alamat yang dipersonalisasi. Anda dapat menggunakan nama asli Anda.
• Independensi ISP. Pertahankan alamat email yang sama jika Anda mengganti penyedia internet Anda.
• Privasi. Beberapa layanan menyaring pengguna dari pengiklan.
• Dukungan. Paket berbayar sering kali memiliki akses yang lebih mudah ke masalah dukungan.
• Fitur. Filter spam khusus, banyak akun, dan akses seluler adalah hal biasa.

Sebagian besar penyedia layanan internet juga berfungsi sebagai penyedia email tanpa biaya tambahan. Namun untuk bisnis, layanan berbayar dikhususkan. Mereka membantu Anda membeli dan memelihara nama domain. Akun bisnis kecil mendapatkan bantuan yang disesuaikan.

Elemen Manusia

Teknologi menangani perutean. Ini menyaring spam. Ini mengurutkan lampiran. Tapi nadanya? Terserah Anda.

Selanjutnya kami akan menawarkan beberapa tip etiket saat Anda menulis dan mengirim pesan email.

Mengapa Etiket Email Penting dalam Komunikasi Bisnis

Sangat mudah untuk melupakan bahwa ada manusia di ujung lain layar. Kita berbicara dengan kolega, klien, dan supervisor tanpa berpikir dua kali untuk bersikap kasar. Namun ketika kita beralih ke email, aturan sosial tersebut sering kali hilang. Penghalang keyboard membuatnya mudah untuk menjadi menjengkelkan tanpa disadari. Kebanyakan orang tidak akan pernah menggunakan bahasa kotor secara langsung. Tapi bisakah Anda menyuarakan pendapat Anda melalui email? Ya. Caranya cukup dengan berteriak menggunakan huruf kapital semua atau menggunakan tanda seru yang terlalu banyak.

Panduan ini mencakup aturan penulisan bisnis yang penting untuk etiket email profesional. Tujuannya adalah untuk berhenti bersikap ofensif secara tidak sengaja dan mulai bersikap efisien.

Cara Menghargai Penerima yang Sibuk dengan Etiket Email

Orang-orang sibuk. Mereka tenggelam dalam pesan. Anda perlu membuat hidup mereka lebih mudah, bukan lebih sulit.

• Gunakan baris subjek. Jangan lewatkan ini. Ini bukan pilihan. Penerima membutuhkan petunjuk tentang isi pesan tersebut. Baris subjek yang jelas membantu mereka membuat prioritas. Ini membantu mereka mengatur hari mereka. Tanpanya, email Anda hanyalah kebisingan.

• Singkat dan ringkas. Anda mungkin seorang penulis yang pintar. Anda mungkin ingin menjadi lucu. Simpan permainan kata-kata untuk kartu ulang tahun. Dalam bisnis, kejelasanlah yang menang. Nyatakan pesan Anda dengan cepat. Ikuti dengan instruksi yang jelas. Beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan. Jangan mengubur timahnya.

• Jaga agar tetap pribadi. Berhenti menyalin semua orang di setiap email. Ini menyumbat kotak surat. Itu membuat penerima utama bertanya-tanya mengapa Anda menarik lebih banyak orang. Kecuali ada alasan tertentu, pertahankan percakapan antara pengirim dan penerima. Lebih sedikit kebisingan lebih baik.

• Balas dengan cepat. Jangan biarkan email berada dalam antrean Anda. Sepertinya kamu tidak peduli. Kembali ke pengirimnya. Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, katakan saja. Ucapan singkat “Saya sedang menyelidiki hal ini” lebih baik daripada diam.

Cara Menghindari Menyinggung Orang dengan Etiket Email

Orang-orang sensitif. Teks tidak memiliki nada. Hal ini membuat kesalahpahaman mudah terjadi.

• Jangan memberi tanda baca berlebihan. Jangan menulis “Benarkah???” atau “Apa!!!!” Sepertinya berteriak. Sepertinya frustrasi. Gunakan tanda baca biasa. Biarkan kata-kata Anda yang berbicara.

• Jangan pakai huruf kapital semua. HURUF BESAR SEMUA TERIAK. Itu tidak sopan. Itu membuatmu terlihat agresif. Jika Anda perlu menekankan suatu hal, tulislah. Ucapkan “Saya ingin menekankan…” alih-alih meneriakkannya melalui teks.

• Bacalah dengan lantang sebelum mengirim. Ini adalah langkah penting. Baca email Anda untuk diri Anda sendiri. Tempatkan diri Anda pada posisi penerima. Apakah itu terdengar kasar? Apakah terdengar jelas? Setelah Anda menekan kirim, Anda tidak dapat menariknya kembali. Ingatlah bahwa penerima memiliki printer. Mereka memiliki tombol “maju”. Jangan pernah menulis sesuatu yang Anda tidak ingin diedarkan ke seluruh perusahaan. Atau lebih buruk lagi, di luar itu.

• Jangan menulis saat Anda sedang marah. Ini adalah aturan paling umum yang dilanggar orang. Anda marah pada mereka. Anda marah pada suatu situasi. Anda mengirimkan email. Kemudian Anda menyesalinya. Anda tidak dapat mengambil kembali “nyala api”. Itu bisa menghantui Anda selama bertahun-tahun. Tunggu sampai Anda tenang. Baca lagi. Lalu kirim.

Cara Berkomunikasi dengan Jelas Tanpa Menggunakan Kesalahan Etiket Email

Tidak semua orang sekeren Anda. Atau mungkin mereka tidak bisa berbicara bahasa gaul Anda.

• Minimalkan simbol. Emoji sedang trendi. Mereka menyampaikan suasana hati. Tapi tahukah Anda perbedaan antara senyuman sarkastik dan senyuman nakal? Penerima Anda juga tidak. Sangat mudah untuk menyinggung perasaan seseorang secara tidak sengaja. Hindari menggunakannya dalam lingkungan profesional.

• Minimalkan frasa yang disingkat. Jangan gunakan IMHO atau FWIW. Jangan menulis ROTFL. Ini membuat orang frustrasi. Ini membingungkan mereka. Tidak semua orang mengetahui akronim ini. Ejalah. Jelaslah.

Email adalah surat bisnis. Ini bukan SMS untuk sahabatmu. Mengabaikan aturan dasar menunjukkan rasa tidak hormat. Itu merusak reputasi Anda. Jangan biarkan informalitas merusak cara orang memandang Anda.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara kerja infrastruktur di balik email, lihat artikel terkait di bawah.

Artikel Terkait HowStuffWorks

• Cara Kerja Server Web

• Cara Kerja Server Nama Domain

• Cara Kerja Infrastruktur Internet

• Cara Kerja Router

• Cara Kerja Halaman Web

• Cara Kerja Byte dan Bit

• Cara Kerja Virus Komputer

Tautan Hebat Lainnya

• RFC 822

• RFC 1123

• Protokol Kantor Pos