Jak naprawdę działa e-mail: prosta prawda kryjąca się za miliardami codziennych wiadomości

Wysyłasz je codziennie. Może kilkanaście razy przed lunchem. Łatwo zapomnieć, że każde kliknięcie przycisku wysyłania powoduje przesłanie miliardów wiadomości na cały świat. Wydaje ci się, że chodzi tu o złożoną, chronioną fortecę. W rzeczywistości nie jest to prawdą.

E-mail jest zwodniczo prosty. Oprócz filtrów spamu i certyfikatów bezpieczeństwa, podstawowe mechanizmy są prymitywne. Być może zastanawiasz się, w jaki sposób wiadomość przechodzi z Twojego laptopa na urządzenie znajomego na drugim końcu planety. Albo co serwer POP3 faktycznie robi z twoją ziemią.

Odpowiedzi nie pochodzą z dziedziny science fiction, ale raczej ze sfery „podstawowej hydrauliki”. Przyglądamy się istocie systemu.

Pierwsze kliknięcie: 1971

Ray Tomlinson zmienił wszystko w 1971 roku. Wcześniej przesyłanie wiadomości było lokalne. Możesz rozmawiać z kimś na tym samym komputerze. Ale nie dalej. Inżynier Tomlinson dostrzegł potencjał w łączeniu maszyn.

Jego decyzja? Symbol @.

Wyznaczał maszynę odbiorczą. Nagle nie rozmawiałeś tylko ze swoim komputerem. Połączyłeś się z siecią. Ten pojedynczy symbol pozostaje podstawą globalnej komunikacji.

To tylko tekst

Oto fakt, który zaskakuje ludzi. E-maile nigdy nie miały być obrazami. Lub wideo. Lub formatowanie.

To jest wiadomość tekstowa.

Zawsze tak było. Nawet dzisiaj. Treść wiadomości e-mail to zwykły tekst. Tak, załączasz pliki. Załączniki te są dzielone na ciągi tekstowe (zwykle przy użyciu kodowania Base64) w celu transmisji. Nadal są to tylko teksty przesyłane kanałami tekstowymi. Długość nie ma znaczenia. Trudność nie ma znaczenia. To tylko dane.

Narzędzia, których używasz (i ignorujesz)

Polegasz na swoim kliencie poczty, aby przeczytać cały ten tekst. Pewnie o tym nie myślisz. Widzisz tylko swoją skrzynkę odbiorczą.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z programu komputerowego, takiego jak Microsoft Outlook czy Outlook Express. Lub klienci sieciowi z Hotmail lub Yahoo. Lub nawet starszy klient AOL. Interfejs się zmienia. Główną funkcją jest nie.

Każdy klient, niezależnie od tego, jak „mądry” jest, wykonuje cztery czynności. To wszystko.

1. Pokazuje Twój adres e-mail. Wyświetlane są nagłówki wiadomości. Nadawca, temat, godzina, data, rozmiar. Widzisz metadane, a nie treść.
2. Otwiera wiadomość. Klikasz na tytuł. Zostanie wyświetlona treść wiadomości. Tekst. Wiadomość oparta na faktach.
3. Tworzy nowy e-mail. Wpisz adres. Temat. Treść listu. Wysyłasz to.
4. Działa z załącznikami. Możesz zachować to, co otrzymasz. Możesz załączyć to, co wysyłasz.

To jest pełny opis obowiązków. Zaawansowani klienci dodają dodatkowe funkcje. Filtry wyszukiwania. Zasady. Integracja z kalendarzami. Ale co jeśli to uprościmy? To jest przeglądarka tekstu. Edytor tekstu.

Po stronie serwera

Przyjrzeliśmy się temu, co widzisz. Klient. Tekst. Nagłówki.

Ale kto przechowuje pocztę?

Tutaj w grę wchodzi serwer POP3. To nie magia. To jest obiekt magazynowy. To jest poczekalnia. Gdy wysyłasz wiadomość e-mail, zwykle nie trafia ona bezpośrednio do komputera znajomego. Idzie na serwer. Potem do innego. I jeszcze jedno.

Serwer POP3 jest jednym z protokołów pomagających przesyłać ten tekst. Umożliwia Twojemu klientowi odbieranie wiadomości ze zdalnego serwera. Pobierasz je. Są one przesyłane na Twoje urządzenie. Opuszczają kolejkę serwera.

Ale dlaczego jest to ważne?

Ponieważ zrozumienie, że poczta elektroniczna to tylko tekst przesyłany przez proste serwery, zmienia Twoje postrzeganie bezpieczeństwa. Zmienia Twoje postrzeganie prywatności. To nie jest tajny skarbiec. To system pocztówek, który w jakiś sposób nauczył się chować w kopertach.

Będziemy nadal odkrywać warstwy. Infrastrukturę zbudowano w oparciu o założenia przyjęte czterdzieści lat temu. Założenia, które nadal spajają Internet.

Masz klienta. Możesz już wysyłać i odbierać wiadomości. Ale klient jest bezużyteczny bez celu. Potrzebujesz serwera pocztowego. Pomyśl o tym jak o urzędzie pocztowym dla Twojej cyfrowej skrzynki pocztowej.

Odłóżmy na bok złożoność decyzji podejmowanych w przedsiębiorstwie. Jak wygląda najprostszy możliwy serwer pocztowy? Jeśli rozumiesz, jak działają serwery internetowe, koncepcja jest podobna. Na komputerach w Internecie uruchamiane są aplikacje działające jako serwery. Oni po prostu tam są. Oni słuchają. Czekają na połączenia na określonych portach.

Logika tego systemu jest okrutna w swojej prostocie.

Podejście do systemu plików

Wyobraź sobie serwer, który nie korzysta z bazy danych. Nie używa złożonego indeksowania. Używa tylko plików tekstowych.

Oto podstawowa architektura:

• Lista kont : Serwer utrzymuje listę użytkowników. Jeśli Twoja nazwa użytkownika to mbrain, serwer wie, że istniejesz. Jeśli John Smith używa jsmith, jest to kolejny wpis.
• Pojedyncze pliki : Dla każdego konta przypisany jest jeden plik tekstowy. Twoja skrzynka odbiorcza to MBAIN.TXT. Jan ma plik JSMITH.TXT.
• Operacja dołączania : Kiedy wysyłasz wiadomość, serwer nie „archiwizuje” jej w tradycyjnym sensie. Po prostu dodaje nową linię na końcu pliku tekstowego.

Transakcja

Kiedy klikniesz „Prześlij” w kliencie, dzieją się trzy rzeczy:

1. Klient łączy się z serwerem.
2. Przekazuje nazwę odbiorcy („mbrain”).
3. Przekazuje nadawcę („jsmith”) i treść wiadomości.

Serwer pobiera plik MBRAIN.TXT i dodaje do niego dane. Może to wyglądać tak:

„Od: jsmith Do: mbrain Marshall, czy możemy zjeść lunch w poniedziałek? Jana

To wszystko. Brak szyfrowania. Brak filtrów spamu. Żadnego sprawdzania wirusów. Po prostu plik tekstowy z nową linią na końcu.

Dlaczego prostota jest ważna

Model ten ujawnia podstawową funkcję przechowywania wiadomości e-mail. Zadaniem serwera jest odebranie danych i przechowywanie ich do czasu ich pobrania przez odbiorcę. Nowoczesne systemy są znacznie bardziej złożone. Korzystają z baz danych SQL, przechowywania w chmurze i systemów rozproszonych. Jednak podstawowa zasada pozostaje ta sama: wysyłaj dane do portu, przechowuj je w pamięci określonej przez użytkownika i czekaj na pobranie.

Są też inne pola. Znacznik czasu. Data. Temat listu. Ale mechanizm jest identyczny. Dodatek. Gotowy.

Teraz przyjrzymy się serwerowi SMTP. To tutaj odbywa się faktyczne trasowanie.

Prawdziwy system poczty elektronicznej

Zapomnij o dodawaniu danych do pliku tekstowego. System, z którego korzystasz na co dzień, nie jest plikiem tekstowym znajdującym się na Twoim dysku twardym i czekającym na przeanalizowanie. To jest maszyna z dwoma serwerami. Masz jedną część do wysłania i drugą do odebrania.

Częścią wysyłającą jest serwer SMTP. SMTP oznacza prosty protokół przesyłania poczty. Zajmuje się korespondencją wychodzącą. Kropka.

Częścią odbiorczą jest serwer POP3 lub serwer IMAP. Obsługują pocztę przychodzącą. POP oznacza protokół pocztowy. IMAP oznacza protokół dostępu do poczty internetowej.

Typowa konfiguracja serwera pocztowego wygląda następująco:

Serwer SMTP nasłuchuje na porcie 25. Jest to dobrze znany port. Serwer POP3 nasłuchuje na porcie 110. Serwer IMAP używa portu 143.

Możesz się zastanawiać, dlaczego istnieją dwa protokoły dla poczty przychodzącej. Dlaczego po prostu nie skorzystać z jednego? Wszystko zależy od tego, jak chcesz zarządzać swoimi wiadomościami. POP3 zazwyczaj pobiera i usuwa wiadomości, traktując pocztę jak fizyczne listy odbierane z poczty. IMAP pozostawia wiadomości na serwerze, synchronizując je między urządzeniami, dzięki czemu możesz czytać tę samą skrzynkę odbiorczą na telefonie, laptopie lub tablecie.

Zanim jednak przejdziemy do niuansów synchronizacji, przyjrzyjmy się, w jaki sposób poczta faktycznie opuszcza Twoje ręce. Tutaj w grę wchodzi serwer SMTP.

Wysyłanie wiadomości e-mail wydaje się natychmiastowe. Klikasz przycisk „Prześlij”. Wiadomość zniknie z ekranu. Ale za tym prostym kliknięciem kryje się złożony uścisk dłoni między serwerami. Twój klient poczty e-mail kontaktuje się z serwerem SMTP. Serwer ten komunikuje się z innymi serwerami SMTP. Celem jest dostawa.

Podążajmy określoną ścieżką. Jesteś użytkownikiem „brain” na howstuffworks.com. Chcesz skontaktować się z użytkownikiem „jsmith” na stronie mindspring.com. Używasz samodzielnego klienta, takiego jak Outlook Express.

Wstępny uścisk dłoni

Kiedy tworzyłeś konto, jako serwer poczty określiłeś mail.howstuffworks.com. Klikasz „Prześlij”. Oto sekwencja działań.

Outlook Express nawiązuje połączenie z tym serwerem na porcie 25. Jest to standardowy port SMTP. Domyślnie w tej podstawowej konfiguracji nie jest on szyfrowany. To jest rozmowa w formacie otwartego tekstu.

Twój klient informuje serwer, kim jesteś i kim jest odbiorca. Zawiera treść wiadomości. Serwer analizuje adres „do”. Dzieli jsmith@mindspring.com na część użytkownika (jsmith ) i część domeny (mindspring.com ).

Gdyby jsmith znajdował się również na howstuffworks.com, serwer poradziłby sobie z tym wewnętrznie. Przekaże wiadomość do swojego agenta dostarczającego, który bezpośrednio przekazuje ją do serwera POP3. Tylko. Lokalnie.

Ale jsmith znajduje się w innym miejscu. Serwer musi komunikować się z inną domeną.

Wyszukiwanie DNS i tras

Serwer SMTP w witrynie howstuffworks.com nie wie, gdzie w sieci znajduje się witryna mindspring.com. Łączy się z serwerem nazw domen (DNS).

Wysyła żądanie: „Jaki jest adres IP serwera SMTP na mindspring.com?”

DNS odpowiada. Zapewnia jeden lub więcej adresów IP dla infrastruktury pocztowej Mindspring. Serwer ma teraz miejsce docelowe. Łączy się z serwerem SMTP Mindspring, ponownie używając portu 25.

Rozmowa się powtarza. Twój klient rozmawiał z pierwszym serwerem. Ten serwer komunikuje się z drugim. Polecenia tekstowe są identyczne. Wiadomość została przekazana. Serwer Mindspring rozpoznaje domenę. Kieruje pocztę do swojego serwera POP3. Skrzynka odbiorcza jsmitha się zapełnia.

Co się stanie, gdy wystąpi awaria?

Sieci upadają. Serwery są wyłączane. Jeśli serwer howstuffworks.com nie będzie mógł skontaktować się z Mindspring, wiadomość nie zniknie. Pozostaje w kolejce.

Większość komputerów używa programu o nazwie sendmail do przetwarzania tej kolejki. To silnik działający w tle. Sendmail ponawia okresowe próby. Zwykły odstęp wynosi co 15 minut.

Próbuje dalej. Przez cztery godziny próbuje przekazać wiadomość. Jeśli nadal się nie powiedzie, wyśle ​​​​Ci powiadomienie. Komunikat o błędzie (odbicie). Raport o błędzie. Będziesz wiedzieć, że coś poszło nie tak.

W końcu rezygnuje z prób. Zazwyczaj po pięciu dniach większość konfiguracji sendmaila odrzuci wiadomość lub zwróci ją do Ciebie jako niemożliwą do dostarczenia. Cykl zostaje zakończony, lecz bezskutecznie.

Język SMTP

Cała wymiana opiera się na prostych poleceniach tekstowych. Nie są skomplikowane. Mają charakter strukturalny.

• HELO — Przedstaw się zdalnemu serwerowi.
• EHLO – Przedstaw się i poproś o tryb zaawansowany. To nowoczesny standard.
• MAIL OD: — Określ nadawcę.
• RCPT TO: — Określ odbiorcę.
• DANE – Rozpocznij treść wiadomości. Pierwsze trzy wiersze zazwyczaj zawierają pola Do, Od i Temat.
• RSET — Resetuje bieżącą transakcję. Zacznij od nowa.
• WYJDŹ — Zamyka sesję.
• POMOC — Poproś o dokumentację poleceń.
• VRFY — Sprawdź, czy istnieje określony użytkownik.
• EXPN — Rozwiń listę mailingową.
• VERB — Włącz szczegółowe wyjście.

Polecenia te stanowią szkielet dostarczania wiadomości e-mail. Są czytelne dla człowieka. Można je zobaczyć na zrzutach sieciowych. Ujawniają logikę systemu poczty internetowej.

Serwery POP3 i IMAP

Proste ustawienia POP3 były w zasadzie plikami tekstowymi. Serwer przechowywał pocztę każdego konta w jednym pliku, dołączając na końcu nowe wiadomości. Kiedy sprawdziłeś skrzynkę odbiorczą, Twój klient łączył się z serwerem na porcie 110. Wpisałeś swoją nazwę użytkownika i hasło. Po uwierzytelnieniu serwer otworzy ten plik tekstowy i umożliwi klientowi jego odczytanie.

Protokół był niezwykle prosty. Użyłeś podstawowych poleceń tekstowych:

• UŻYTKOWNIK – wpisz swój identyfikator
• PASS – wpisz swoje hasło
• WYJDŹ – zamknij połączenie
• LISTA – zobacz rozmiary wiadomości
• RETR – uzyskaj pełną wiadomość
• USUŃ – zaznacz wiadomość do usunięcia
• TOP – wyświetl kilka pierwszych linijek

Twój klient otrzymał te wiadomości i zapisał je lokalnie. Następnie domyślnie usunął oryginały z serwera. Serwer był po prostu głupim interfejsem pomiędzy klientem a plikiem. Można to nawet przetestować ręcznie za pomocą telnetu.

Serwer IMAP

POP3 miał ograniczenia. Pobrał pocztę na jedno urządzenie. Gdy zniknął z serwera, nie można było uzyskać do niego dostępu z innych urządzeń. Był to problem w przypadku przełączania między komputerem stacjonarnym a laptopem. Chciałeś, żeby Twój e-mail podążał za Tobą.

IMAP (protokół dostępu do poczty internetowej) rozwiązał ten problem. Zapisał Twoje wiadomości na serwerze. Zamiast pobierać całą zawartość, dokonałeś synchronizacji ze stanem serwera.

Kluczowe różnice:
– Foldery znajdują się na serwerze. Możesz organizować swoją pocztę w foldery, a ta struktura zostanie zachowana na wszystkich urządzeniach.
– Wyszukiwanie odbywa się zdalnie. Wyszukiwanie przeprowadza serwer, a nie komputer lokalny. Oznacza to szybsze wyniki, jeśli masz dużo e-maili.
– Dostęp z wielu urządzeń. Połącz się z dowolnego komputera lub telefonu. Twoje foldery i statusy przeczytane/nieprzeczytane pozostają spójne przez cały czas.

IMAP umożliwił dostęp do poczty e-mail z dowolnego miejsca. Ale on nie jest idealny. W następnej sekcji omówiono problemy z protokołem IMAP i sposobem, w jaki obsługuje on załączniki.

Połączenie pomiędzy Twoim klientem poczty e-mail a serwerem IMAP odbywa się poprzez port 143. Po nawiązaniu połączenia klient wysyła serię poleceń tekstowych w celu zarządzania skrzynką pocztową. Nie tylko czytasz listy; wydajesz bezpośrednie polecenia. Lista folderów. Załaduj tytuły z określonego folderu. Uzyskaj pełną wiadomość. Usuń elementy. Przeszukaj całą bazę danych archiwum. Serwer reaguje na każde polecenie.

Jednak taka architektura tworzy logiczną lukę. Jeśli wszystkie Twoje dane są przechowywane na serwerze, jak możesz sprawdzić pocztę e-mail, gdy internet nie działa? Odpowiedzią jest buforowanie. Większość klientów rozwiązuje ten problem, pobierając pełną treść wiadomości na lokalny dysk twardy. Naśladuje to zachowanie protokołu POP3, w którym wszystkie dane są przechowywane lokalnie, ale wiadomości również pozostają na serwerze. Możesz czytać, tworzyć i wysyłać odpowiedzi na e-maile w trybie offline. Po ponownym połączeniu klient synchronizuje brakujące dane: wysyła wersje robocze i pobiera nowe wiadomości, które dotarły podczas Twojej nieobecności.

Obsługa załączników binarnych

Wysyłanie załączników stało się standardową praktyką. Załączasz dokument Word, arkusz kalkulacyjny, plik audio, a nawet oprogramowanie. Te pliki są binarne, a nie tekstowe. Początkowo protokoły e-mail obsługiwały tylko tekst. Ta rozbieżność wymagała obejścia.

We wczesnych okresach użytkownicy musieli ręcznie kodować swoje pliki za pomocą uuencode. Ten proces był żmudny. Zajęło to 3 bajty danych binarnych i przekonwertowało je na 4 znaki tekstu ASCII. Dokonano tego poprzez wyodrębnienie 6 bitów pojedynczo i dodanie liczby 32 do ich wartości. Rezultatem był zakodowany ciąg tekstowy reprezentujący oryginalny plik binarny. Użytkownik sam uruchamiałby program, a następnie wklejał wynik do treści wiadomości.

Ironią jest to, że pomimo ogromnego znaczenia społecznego, podstawowy system poczty elektronicznej jest zaskakująco prosty. Reguły routingu na serwerach takich jak sendmail zwiększają złożoność, ale podstawowy mechanizm pozostaje prosty. Gdy następnym razem naciśniesz „Prześlij”, będziesz dokładnie wiedzieć, co dzieje się za kulisami.

Bezpłatne i płatne usługi e-mail

E-mail Economy: usługi bezpłatne i płatne

Cały czas korzystamy z poczty elektronicznej. To nasze główne narzędzie pracy i komunikacji z rodziną. Według badania Pew Internet i American Life Project z 2007 r. 91% użytkowników Internetu w Stanach Zjednoczonych korzystało z Internetu, aby wysyłać lub czytać wiadomości e-mail. Połowa z nich sprawdzała swoją skrzynkę odbiorczą w ramach codziennych zajęć. Ilość transferu danych jest niesamowita. Według Grupy Radicati w 2006 roku jednego dnia wysłano 183 miliardy e-maili.

Ten ogromny wolumen stworzył ogromny rynek. Możesz wybierać pomiędzy gigantami usług bezpłatnych lub specjalistycznymi rozwiązaniami płatnymi.

Dlaczego wybieramy bezpłatne usługi e-mail

Gmaila i Yahoo! Nie pobierają od Ciebie żadnej opłaty. Zamiast tego pobierają opłaty od reklamodawców. Widzisz reklamy, ponieważ Twoje wiadomości są skanowane pod kątem słów kluczowych. Jest to transakcja, którą dokonujesz każdego dnia.

Bezpłatne usługi ewoluowały. To już nie są zwykłe skrzynki pocztowe.

„Gmail oferuje praktycznie nieograniczone miejsce w Internecie”.

Gmail
Bezpłatna usługa Google to potężne narzędzie. Obsługuje wiele typów załączników. Skanuje wiadomości pod kątem spamu, robaków i wirusów. Główną zaletą jest pojemność. Jest to praktycznie nieograniczone. Pliki możesz przechowywać latami. Interfejs wykorzystuje techniki sortowania, które pomagają odfiltrować szum informacyjny. Ważne wiadomości są szybko odnajdywane.

Wieśniak! Poczta
Yahoo! pozostaje jedną z najpopularniejszych opcji. Oferuje również nieograniczone miejsce na dysku online. Oprócz poczty e-mail zawiera wiadomości tekstowe i kanały RSS. Narzędzia organizacyjne są intuicyjne. Można używać funkcji przeciągania i upuszczania. Przychodzące e-maile są sortowane przy użyciu kilkunastu filtrów. Spam jest automatycznie wysyłany do folderu wiadomości-śmieci.

MSN Poczta Hotmail dla systemu Windows
Hotmail firmy Microsoft obsługuje 5 GB pamięci online. To mniej niż w przypadku Gmaila, ale nadal hojnie. Projekt pulpitu pozwala dostosować kolory i układy. Możesz przełączać się między formatem klasycznym a zaktualizowanym wyglądem z nowymi funkcjami. Wbudowane funkcje zabezpieczeń firmy Microsoft zapewniają ochronę. Znane narzędzia typu „przeciągnij i upuść” zwiększają wygodę.

Kiedy należy płacić za e-maile?

Nie każdy potrzebuje bezpłatnych usług. Niektórzy użytkownicy wolą usługi płatne. Dostawcy tacy jak Juno, EarthLink i Webmail.us pobierają opłatę. America Online i NetZero również należą do tej kategorii.

Dlaczego płacić?

• Spersonalizowane adresy. Możesz użyć swojego prawdziwego imienia i nazwiska.
• Niezależność ISP. Przy zmianie ISP zachowaj ten sam adres e-mail.
• Prywatność. Niektóre usługi chronią użytkowników przed reklamodawcami.
• Wsparcie. Płatne plany często zapewniają łatwiejszy dostęp do wsparcia.
• Funkcje Niestandardowe filtry spamu, wiele kont i dostęp mobilny to typowe funkcje.

Większość dostawców usług internetowych zapewnia również usługi poczty elektronicznej bez dodatkowych kosztów. Jednak dla firm usługi płatne są wyspecjalizowane. Pomagają w zakupie i utrzymaniu nazwy domeny. Spersonalizowana pomoc jest dostępna dla małych firm.

Czynnik ludzki

Technologia zajmuje się routingiem. Filtruje spam. Sortuje załączniki. Ale ton komunikacji? To zależy od ciebie.

W następnej sekcji zaoferujemy kilka wskazówek dotyczących etykiety podczas pisania i wysyłania e-maili.

Dlaczego przestrzeganie wytycznych dotyczących firmowej poczty e-mail jest ważne

Łatwo zapomnieć, że po drugiej stronie ekranu znajduje się żywa osoba. Wchodzimy w interakcję ze współpracownikami, klientami i menedżerami, nie zastanawiając się dwa razy, czy nie będziemy niegrzeczni. Ale kiedy przejdziemy na e-mail, te zasady społecznościowe często znikają. Bariera klawiatury ułatwia bycie wstrętnym, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Większość ludzi nigdy nie użyłaby wulgarnego języka w komunikacji osobistej. Ale czy można podnieść głos w e-mailu? Tak. Robisz to po prostu używając wielkich liter lub nadmiernej liczby wykrzykników.

W tym przewodniku omówiono podstawowe zasady pisania biznesowego na potrzeby profesjonalnej korespondencji e-mailowej. Celem jest zaprzestanie przypadkowego obrażania ludzi i rozpoczęcie bycia skutecznym.

Jak szanować zapracowanych odbiorców za pomocą zasad dotyczących poczty e-mail

Ludzie są zajęci. Toną w wiadomościach. Chcesz ułatwić im życie, a nie utrudnić.

• Użyj tematu. Nie pomijaj tego kroku. Nie jest to opcjonalne. Odbiorca potrzebuje wskazówki, co zawiera wiadomość. Jasny temat pomaga im ustalić priorytety. Pomaga im zorganizować dzień. Bez tego Twoje pisanie jest tylko hałasem.

• Mów krótko i treściwie. Możesz być dowcipnym pisarzem. Być może chcesz być zabawny. Zachowaj kalambury na kartki z pozdrowieniami. W biznesie wygrywa przejrzystość. Szybko przekaż swój punkt widzenia. Postępuj zgodnie z jej jasnymi instrukcjami. Powiedz im dokładnie, czego potrzebujesz. Nie ukrywaj głównej idei.

• Zachowaj to osobiście. Przestań kopiować wszystkich w każdym e-mailu. Zatyka skrzynki pocztowe. To sprawia, że ​​główny odbiorca zastanawia się, dlaczego zapraszasz dodatkowe osoby. Jeśli nie ma konkretnego powodu, podtrzymuj rozmowę między nadawcą a odbiorcą. Im mniej hałasu, tym lepiej.

• Odpowiadaj szybko. Nie pozwól, aby e-maile piętrzyły się w Twojej kolejce. Wygląda na to, że cię to nie obchodzi. Wróć do nadawcy. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, powiedz to. Szybkie „przyglądam się temu” jest lepsze niż cisza.

Jak uniknąć obrażania innych zasad dotyczących poczty e-mail

Ludzie są wrażliwi. Tekstowi brakuje tonu. To ułatwia nieporozumienia.

• Nie nadużywaj interpunkcji. Nie pisz „Naprawdę?” lub „Co!!!!” Wygląda jak krzyk. Wygląda na frustrację. Używaj normalnej interpunkcji. Niech Twoje słowa mówią same za siebie.

• Nie używaj wielkich liter. WSZYSTKIE WIELKIE LITERY TO KRZYK. To niegrzeczne. To sprawia, że ​​jesteś agresywny. Jeśli chcesz podkreślić jakąś kwestię, zapisz to słowami. Zamiast krzyczeć w tekście, powiedz „Chciałbym podkreślić…”.

• Przeczytaj list na głos przed wysłaniem. To kluczowy krok. Przeczytaj swój list do siebie. Postaw się w sytuacji odbiorcy. Czy to brzmi ostro? Czy to brzmi wyraźnie? Po kliknięciu przycisku „Prześlij” nie będzie można go cofnąć. Pamiętaj, że odbiorca ma drukarkę. Posiada przycisk „Dalej”. Nigdy nie pisz niczego, czego nie chciałbyś, żeby rozeszło się po całej firmie. Albo, co gorsza, poza nim.

• Nie pisz, kiedy jesteś zły. To najczęstsza zasada, którą ludzie łamią. Jesteś na nich zły. Jesteś zły z powodu tej sytuacji. Wysyłasz list. Potem tego żałujesz. Nie możesz cofnąć „ognistej” reakcji. To może cię prześladować latami. Poczekaj, aż się uspokoisz. Przeczytaj list jeszcze raz. Następnie prześlij.

Jak jasno się komunikować i unikać błędów w e-mailach

Nie każdy jest tak nowoczesny jak Ty. A może po prostu nie mówią w twoim slangu.

• Zminimalizuj użycie symboli. Emoji są popularne. Oddają nastrój. Ale czy wiesz, jaka jest różnica między sarkastycznym uśmiechem a złośliwym? Twój odbiorca też nie wie. Łatwo kogoś przez przypadek urazić. Unikaj używania ich w zastosowaniach profesjonalnych.

• Ogranicz skróty. Nie używaj IMHO ani FWIW. Nie pisz ROTFL. To denerwuje ludzi. To mylące. Nie każdy zna te skróty. Rozszyfruj je. Bądź jasny.

E-mail to list biznesowy. To nie jest wiadomość do Twojego najlepszego przyjaciela. Ignorowanie podstawowych zasad oznacza brak szacunku. To szkodzi twojej reputacji. Nie pozwól, aby nieformalność zrujnowała to, jak ludzie Cię postrzegają.

Więcej informacji na temat działania infrastruktury poczty e-mail można znaleźć w powiązanych artykułach poniżej.

Powiązane artykuły HowStuffWorks

• Jak działają serwery internetowe

• Jak działają serwery nazw domen

• Jak działa infrastruktura internetowa

• Jak działają routery

• Jak działają strony internetowe

• Jak działają bajty i bity

• Jak działają wirusy komputerowe

Dodatkowe przydatne linki

-RFC 822

• RFC 1123

• Protokół pocztowy