Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

49

Якщо ви ніколи раніше не використовували табличний процесор для створення документів, радимо прочитати наш керівництво Ексель (Excel) для чайників.

Після цього ви зможете створити свій перший табличний лист з таблицями, графіками, математичними формулами і форматуванням.

Докладна інформація про базові функції і можливості табличного процесора MS Excel.

Опис основних елементів документа та інструкція для роботи з ними в нашому матеріалі.

До речі, щоб ефективніше працювати з таблицями Exel можете ознайомитися з нашим матеріалом Гарячі клавіші Excel — найнеобхідніші варіанти.

Робота з комірками. Заповнення і форматування

Перш ніж приступати до конкретних дій, необхідно розібратися з базовим елементом будь-якого документа в Excel.

Файл Ексель складається з одного чи декількох аркушів, разграфленных на дрібні осередки.

Комірка – це базовий компонент будь экселевского звіту, таблиці або графіка. В кожній клітині міститься один блок інформації. Це може бути число, дата, грошова сума, одиниця виміру або інший формат даних.

Щоб заповнити комірку, достатньо просто клацнути по ній мишею і ввести потрібну інформацію.

Щоб відредагувати раніше заповнену комірку натисніть на неї подвійним кліком мишки.

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 1 – приклад заповнення комірок

Кожна клітинка на аркуші має свій унікальний адресу. Таким чином, з нею можна проводити розрахунки або інші операції.

При натисканні на комірку у верхній частині вікна з’явиться поле з її адресою, назвою та формулою (якщо клітинка учуствует в будь-яких розрахунках).

Виберемо клітинку «Частка акцій». Адреса її розташування – А3. Ця інформація вказана у панелі властивостей. Також ми можемо побачити вміст.

Формул у цієї клітки немає, тому вони не показуються.

Більше властивостей клітинки і функцій, які можна задіяти по відношенню до неї, доступні в контекстному меню.

Клікніть на клітинку правою кнопкою маніпулятора.

Відкриється меню, за допомогою якого можна відформатувати клітинку, провести аналіз вмісту, присвоїти інше значення і інші дії.

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 2 – контекстне меню клітинки та її основні властивості

Сортування даних

Часто користувачі стикаються із завданням сортування даних на аркуші в Екселі. Ця функція допомагає швидко переглянути тільки потрібні дані з усієї таблиці.

Перед вами вже заповнена таблиця (як її створити розберемося далі в статті). Уявіть, що вам потрібно відсортувати дані за січень за зростанням.

Як би ви це зробили? Банальне передрук таблиці – це зайва робота, до того ж, якщо вона об’ємна, робити цього ніхто не буде.

Для сортування в Excel є спеціально відведена функція. Від користувача потрібно лише:

  • Виділити таблицю або блок інформації;
  • Відкрити кладку «Дані»;
  • Клікнути на іконку «Сортування»;
Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 3 – вкладка «Дані»

  • У віконці виберіть колонку таблиці, над якою будемо проводити дії (Січень).
  • Далі тип сортування (ми виконуємо групування за значенням) і, нарешті, порядок – за зростанням.
  • Підтвердіть дію, натиснувши «ОК».
Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 4 – налаштування параметрів сортування

Відбудеться автоматичне сортування даних:

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 5 – результат сортування чисел у стовпці «Січень»

Аналогічним чином можна проводити сортування за кольором, шрифтом і іншим параметрам.

Математичні розрахунки

Головна перевага Excel – можливість автоматичного проведення розрахунків в процесі заповнення таблиці. Приміром, у нас є дві клітинки зі значеннями 2 і 17. Як в третю клітинку вписати їх результат, не роблячи розрахунки самостійно?

Для цього, вам необхідно клікнути на третю клітинку, в яку буде вписаний кінцевий результат обчислень.

Потім натисніть на значок функції f(x), як показано на малюнку нижче.

У віконці виберіть дію, яку потрібно застосувати. СУМ – це сума, AVERAGE – середнє значення і так далі.

Повний список функцій і їх найменувань у редакторі Excel можна знайти на офіційному сайті компанії Microsoft.

Нам потрібно знайти суму двох клітинок, тому натискаємо на «СУМ».

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 6 – вибір функції «СУМ»

У вікні аргументи функції є два поля: «Число 1» і «2». Виберіть перше поле і клацніть мишкою на клітинку з цифрою «2».

Її адреса запишеться у рядок аргументу.

Натисніть на «2» і натисніть на клітинку з цифрою «17». Потім підтвердіть дію і закрийте вікно.

Якщо необхідно виконати математичні дії з трьома або більшою кількістю клітинок, просто продовжуйте вводити значення аргументів у поля «Число 3», «4» і так далі.

Якщо в подальшому значення підсумовуючих клітинок буде змінюватися, їх сума буде оновлюватися автоматично.

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 7 – результат виконання підрахунків

Створення таблиць

У экселевских таблицях можна зберігати будь-які дані.

За допомогою функції швидкого налаштування і форматування, у редакторі дуже просто організувати систему контролю особистого бюджету, список витрат, цифрові дані для звітності та інше.

Таблиці в Excel мають перевагу перед аналогічною опцією у Word та інших офісних програмах.

Тут у вас є можливість створити таблицю будь-якої розмірності. Дані заповнюються легко. Присутня панель функцій для редагування.

До того ж, готову таблицю можна інтегрувати в файл docx за допомогою звичайної функції копіювання та вставлення.

Щоб створити таблицю, виконайте інструкції:

  • Відкрийте вкладку «Вставка». В лівій частині панелі опцій виберіть пункт «Таблиця». Якщо вам необхідно провести зведення будь-яких даних, вибирайте пункт «Зведена таблиця»;
  • За допомогою миші виділіть місце на аркуші, яке буде відведено для таблиці. А також ви можете ввести розташування даних у вікно нового елемента;
  • Натисніть OK, щоб підтвердити дію.
Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 8 – створення стандартної таблиці

Щоб форматувати зовнішній вигляд готової таблички, відкрийте вміст конструктора і в поле «Стиль» натисніть на потрібний шаблон.

При бажанні, можна створити власний вид з іншого колірною гамою і виділенням осередків.

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 9 – форматування таблиці

Результат заповнення таблиці даними:

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 10 – заповнена таблиця

Для кожної комірки таблиці також можна налаштувати тип даних, форматування та відображення інформації. Вікно конструктора вміщає в себе всі необхідні опції для подальшої конфігурації таблички, виходячи з ваших вимог.

Читайте також:

Зведені таблиці Excel — Приклади створення

Практичні поради — Як об’єднати комірки в Excel

Додавання графіків/діаграм

Для побудови діаграми або графіка потрібна наявність вже готової таблички, адже графічні дані будуть ґрунтуватися саме на інформації, взятої з окремих рядків і осередків.

Щоб створити діаграму/графік, потрібно:

  • Повністю виділити таблицю. Якщо графічний елемент потрібно створити тільки для відображення даних певних комірок, виділіть тільки їх;
  • Відкрийте вкладку вставлення;
  • У полі рекомендованих діаграм виберіть іконку, яка, на вашу думку, найкращим чином візуально опише табличну інформацію. В нашому випадку, це об’ємна кругова діаграма. Піднесіть до іконці вказівник миші і виберіть зовнішній вигляд елемента;
Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 11 – вибір типу діаграми

  • Клікніть на необхідну форму. На аркуші автоматично відобразиться вже заповнена діаграма:
Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Рис. 12 – результат додавання діаграми

Якщо потрібно змінити зовнішній вигляд готової візуалізації, просто клікніть по ній два рази.

Відбудеться автоматичне перенаправлення у вікно конструктора.

З його допомогою можна застосувати інший спосіб до діаграми, змінити її тип, колірну гаму, формат відображення даних, додавати нові елементи і провести їх налаштування.

Аналогічним чином можна створити точкові графіки, лінійні діаграми і схеми залежності елементів таблиці.

Всі отримані графічні елементи можна також додати текстові документи Ворд.

У табличному редакторі Excel присутня безліч інших функцій, однак, для початкової роботи буде достатньо і прийомів, які описані в цій статті. В процесі створення документа багато користувачі самостійно освоюють більш розширені опції. Це відбувається завдяки зручному і зрозумілому інтерфейсу останніх версій програми.

Читайте також:

Як закріпити рядок в Excel — Докладні інструкції
Випадаючий список в Excel — Інструкція по створенню

Тематичні відеоролики:

Інтерфейс програми

Microsoft Excel для Початківців #1

Вводимо дані

Microsoft Excel для Початківців #2

Працюємо з чарунками

Microsoft Excel для Початківців #3