Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

47

З розвитком технологій бухгалтерські процеси у більшої частини стають автоматизованими і відбувається це завдяки впровадженню нового програмного забезпечення, але якщо багато чули про С1, то що таке програма SAP, знає значно менше людей.

В свою чергу дана програма є досить популярною та актуальною, адже дозволяє виконувати величезну кількість дій, що відносяться до управління ресурсами обраної компанії.

Однак SAP – програма далеко не так проста, як звичні всім офісним працівникам Word і Excel.

Вона вимагає спеціальних знань і здорово, коли в компанії є людина, що розбирається в подібному або має досвід, але далеко не завжди під рукою є фахівець такого роду. І тоді для навчання доводиться починати користуватися інструкціями та іншими ресурсами, щоб спробувати у всьому розібратися.

Зміст:

Трохи про те, звідки взявся

Творцем цієї системи є німецька компанія, що займається розробкою програмного забезпечення для подальшого його корпоративного використання.

Спочатку іменоване як SAP AG, ЗА з’явилося на ринку країн СНД у 2003 році і відразу закріпився на ньому за рахунок своєї надійності та багатофункціональності.

Компанія-творець, у свою чергу, лише розвивала продукт, постійно поглинаючи конкуруючі фірми.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 1 – Логотип системи

У 2006 році була налагоджена схема по навчанню клієнтів всім тонкощам роботи з SAP, адже система вважається далеко непросте в застосуванні.

До 2014 року такий підхід трохи змінився і роль вчителів перейняли на себе фрілансери.

За допомогою тепер стали звертатися до них, тому що люди цієї професії мають великий досвід у роботі з такими програмами та можуть за прийнятну суму все розповісти і показати за допомогою віддаленого доступу.

Варто відзначити, що досі вона зустрічається тільки у великих компаніях, які можуть собі дозволити і оплатити його встановлення і навчання персоналу. Більш дрібні підприємства продовжують використовувати систему С1, що організована і реалізована набагато простіше.

Читайте також:

Переваги системи електронного документообігу (СЕД). ТОП-5 популярних

Топ-5 безкоштовних програм домашньої бухгалтерії на кожен день

Топ браузерів 2017 року: кращі програми для роботи в інтернеті

Як зробити фото на документи в комп’ютері? Кращі безкоштовні програми та сервіси

Portable програми: де знайти і як використати кращий портативний софт

Що ж це за програма?

З німецького походження вміщує в себе великий спектр можливостей, серед яких: автоматизація бухгалтерії, торговельних і складських операцій, кадровий і фінансовий облік.

Воно навіть припускає роботу з логістикою, тому й цінується так високо. Обробляє система абсолютно різні дані, що пояснює її складну структуру.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 2 – Можливості системи

Важливо! Скачати SAP в інтернеті і тим більше безкоштовно не можна. Програма поширюється методом її закупівлі та подальшого впровадження в систему компанії. Безкоштовні ж версії в мережі навряд чи вдасться встановити, не ставлячи при цьому ПК загрозу.

Варто враховувати, що перед тим, як встановити програмне забезпечення, яке має підтримувати всі в виключному порядку, сама система фірми повинна бути чітко структурованою.

SAP безумовно допоможе прискорити процеси, що проводяться над даними, але не розрахований на те, щоб виправляти похибки і недоліки в самій структурі компанії.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 3 – Схема створення бізнес-стратегії на основі SAP-системи

Позитивні та негативні сторони

Програма володіє, на думку фахівців, цілим рядом переваг, які дозволяють їй разюче відрізнятися від інших подібних продуктів:

Позитив:
  • легкий процес налаштування, як простих параметрів мови або ж валюти, так і більш складних – формуванням культурних особливостей тощо;
  • майже не вимагає оновлення;
  • працює з даними в режимі реального часу;
  • позитивно впливає на ефективність роботи персоналу;
  • мінімізує можливість виникнення помилок;
  • має простий механізм сполучення з іншими офісними програмами;
  • охоплює величезний масштаб допустимих робіт, який, як правило, покриває потреби навіть самих великих компаній;
  • повна настройка інтерфейсу, що дозволяє опрацювати структуру продукту до найдрібніших деталей;
  • орієнтується на результати і показники провідних компаній, щоб завжди бути актуальним продуктом.
Негатив:
  • програма після укладення контракту компанії з одним з вендорів, до того моменту, поки рядків не закінчиться за документами, що не дозволяє перейти на інший вендор. Зробити це можна, але такий крок виллється в збитки для компанії;
  • нездатність адаптуватися. SAP може трохи не збігатися з діяльністю компанії та за налагодження його доведеться платити гроші;
  • програма є не найдешевшою і її придбання може досить довго окуповуватися;
  • наявність та її використання – це далеко не гарант того, що розроблюваний проект виявиться успішним.
Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 4 – Багатофункціональність системи SAP

Більша частина недоліків залежить безпосередньо від того, хто і як буде працювати за встановленим програмним забезпеченням. Якщо людина володіє досвідом або пройшов повноцінний курс навчання, то це обов’язково позначиться на швидкості окупності та успішності реалізації задуманого проекту.

Найбільш популярні продукти компанії

Програмне забезпечення SAP вміщує в себе масу різних розробок і наперед невідомо, яку з них вибрати.

Все залежить від можливостей програми та особливостей компанії, але найчастіше користувачі все-таки зупиняють свій вибір на SAP ERP, також відомої як R/3.

ERP (Enterprise Resource Planning) — це система планування зовнішніх і внутрішніх ресурсів підприємства.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 5 – Програма SAP ERP

Система такого роду створює загальне поле для роботи всередині компанії, стаючи єдиним центром управління всіма ключовими завданнями.

Її особливість полягає в тому, що всі операції відбуваються в режимі реального часу. Оброблювана інформація відразу ж надходить на оновлюється сервер.

SAP ERP вміщує в себе три докорінно різних розділу, кожен з яких містить вкладені модулі.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 6 – Схема SAP R/3

  • Розділ «Облік і звітність» глобально вміщує в себе бухгалтерський облік, підрахунок коштів і в цілому несе відповідальність за всі проведені фінансові операції. Більш детально все зазначене вище міститься в модулі FI, а що стосується моніторингу засобів і складання підсумкових звітів по прибутку і збитків – це модуль СО.
  • Розділ «Логістики» включає чотири модулі: ММ – повний контроль над процесом закупівлі, пошуку постачальника, вибір найбільш вигідного з них; РР – складання плану виробництва і подальша його реалізація; РМ – догляд за обладнанням, огляди, тестування та ремонт; SD – продаж продукції, аргументація ціни, відправка і створення квитанцій для оплати.
  • Розділ «Персонал» складається з одного модуля НR, що відповідальний за організацію відділу кадрів, пошук і набір нового персоналу, а також підрахунок заробітку для кожного з працівників.

Не менш відомим і популярним є програма SAP SRM (Supplier Relationship Management), яка орієнтована виключно на налагодження відносин між компанією і постачальниками.

Вона входить в пакет програми Business Suite і повністю автоматизує процес вибору, закупівлі та оплати різноманітних товарів або ресурсів.

Основна її мета – це знизити витрати за послуги для підприємства будь-яких розмірів. Використовує програма при цьому методи ранжирування постачальників, привласнюючи кожному з них відповідні оцінки, а також має можливість вибудувати стратегію на майбутнє, що неабияк економить час і зусилля.
Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 7 – Програма SAP SRM

Доповнення до програмного забезпечення

Після впровадження основного пакету програм нерідко у керівництва виникає потреба у доповненні.

Спектр завдань дуже широкий, але в кожному підприємстві є безліч своїх специфічних особливостей, які були передбачені творцями, він не включені в основний програмний пакет.

Як правило, проблему з доповненням вирішує SAP BW, що вміщує в себе наступні можливості:

  • Створення і генерація звітності на базі вже готових шаблонів.
  • Використання мета-даних, а також будь-якого роду бізнес-процесів.
  • Висновок звітів у програму MS Excel, що є найбільш популярним засобом для їх обробки.
  • В наявності є функція моніторингу доступу до системи, що робить її більш відкритою для роботи.
  • Дані в програму можуть надходити з інших додатків, ніяк не пов’язаних з системою.
SAP BW використовує в повному обсязі всі доступні функції ERP, але при цьому не обмежується лише ними.
Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 8 – Завдання SAP ERP

Впровадження в систему роботи підприємства

Незалежно від того, який пакет програм вибере керівництво, процес його впровадження буде завжди відбуватися за чотирма ключовими етапами, які були розроблені, детально описані і перевірені німецьким виробником.

Етап перший На першому кроці оформляється вся необхідна документація, створюється план впровадження, розраховуються ризики, а також описується статут компанії.
Другий етап Далі проводяться консультації з працівниками, під час яких опрашивающий людина перевіряє, наскільки добре співробітники знають свою справу і ознайомлені з ідеологією місця, в якому вони працюють. Побічно задаються питання на рахунок знань про SAP програмах.
Етап третій Після закінчення збору інформації та оформлення документації, переходять до концептуального проектування. Повністю шикуються бізнес-процеси компанії і по частинах відтворюється її конфігурація.
Етап четвертий На завершальному етапі відбувається реалізація проекту. Проводиться вона найчастіше в тестовому варіанті і відразу за кількома сценаріями, щоб виявити якомога більше недоліків в самому початку, а не під час запуску системи в робочий процес. Якщо всі поставлені цілі досягнуті, значить, впровадження можна вважати успішним.

У процентному співвідношенні такий успіх прирівнюється до 90% подальшої стабільної та впевненої роботи системи.

Але навіть якщо за всіма сценаріями все пройшло гладко і успішно, це не скасовує 10% непередбачених невдач, які можуть виникнути після того, як в роботі, так як структура З складна і залежить від безлічі параметрів і критеріїв.

Програма SAP: вирішуємо бухгалтерські завдання швидко і легко

Рис. 9 – Складові SAP ERP

Читайте також:

Розповідаємо про NDA: як правильно оформити договір і яка є відповідальність за його порушення

Хто такий [фрілансер] або [як нарешті почати працювати на себе]

Як створити логотип для сайту або бізнесу: 6 способів

Топ-5 безкоштовних програм домашньої бухгалтерії на кожен день

Підсумок

Програмне забезпечення SAP є досить багатогранним і вміщає в себе безліч нюансів і різних окремих додатків, орієнтованих на вирішення локальних завдань.

З кожної з програм можна зібрати і винести на загал дуже багато даних, але вмістити все в одну статтю дуже складно. Також структура системи залежить від підприємства і під кожне вона налаштовується по-своєму, що теж висвітлюється в різному світлі.

Про ЗА подібного роду слід знати лише те, що воно дуже дороге, але при цьому надійне і своїх грошей коштує.

Побудоване на принципах відкритості та з метою вирішення будь-яких завдань і питань, воно заслужено займає провідне місце, залишаючи поза конкуренцією інші бухгалтерські та логістичні програми.