Przegapiłeś spotkanie. Kartka z powiadomieniem dotarła do Twojej skrzynki pocztowej zaledwie kilka tygodni później i była już pożółkła na krawędziach. Nie jesteś sam. Według stowarzyszenia Medical Group Management Association odsetek niestawiennictwa pacjentów w Stanach Zjednoczonych waha się od 15 do 22 procent. To się zdarza.
A teraz wyobraź sobie sytuację w biurze. Jesteś głęboko pochłonięty pracą z arkuszem kalkulacyjnym. Twój szef nagle pojawia się za Twoim krzesłem. Jest zły. Całkowicie zapomniałeś o spotkaniu personelu.
Technologia rozwiązuje ten problem.
Automatyczne przypomnienia działają jak bufor przed przepełnionymi kalendarzami. Są to zaplanowane powiadomienia elektroniczne, dostarczane za pośrednictwem poczty elektronicznej, SMS-ów, telefonu lub faksu. Pomagają nie zapomnieć o ważnych sprawach. Jutro wizyta u dentysty. Środa – lot z efektem czerwonych oczu. Sobota – impreza-niespodzianka dla mamy – nie zapomnij o prezencie.
Wpływ na opiekę zdrowotną jest wymierny. PhoneTree, firma świadcząca usługi automatycznych przypomnień telefonicznych, podaje, że odsetek niestawiennictwa pacjentów, którzy otrzymali telefon dzień wcześniej, spada średnio do 5 procent. To znacząca poprawa w porównaniu z maksymalnym poziomem 22 proc. Oszczędza to czas lekarzy. Dzięki temu oszczędzają pieniądze. Oszczędza to kłopotów administracyjnych związanych z przenoszeniem spotkania.
Większość ludzi już korzysta z tych narzędzi, nie zdając sobie sprawy z głębi technologii, jaką zawierają. Bazujemy na kalendarzach elektronicznych. Każdy kalendarz internetowy oferuje automatyczne wyskakujące powiadomienia na pulpicie lub przypomnienia e-mail o zaplanowanych wydarzeniach. Na przykład Kalendarz Google umożliwia wysyłanie przypomnień SMS bezpośrednio na telefon komórkowy.
W tym artykule szczegółowo omówimy automatyczne przypomnienia. Przyjrzymy się ich funkcjom, wyjaśnimy mechanikę działania powiadomień i odkryjemy praktyczne zastosowania tego typu oprogramowania do planowania.
Зміст
Funkcje i ustawienia automatycznych przypomnień
Trasa w chmurze
Zapomnij o sprzęcie. Wystarczy wynająć moc obliczeniową. Przesyłasz swoje kontakty i grupy za pomocą narzędzi, z których już korzystasz, takich jak Microsoft Outlook. Reszta dzieje się na serwerach zewnętrznego dostawcy.
Interfejs sieciowy obsługuje całą logikę. Wiadomości są przesyłane zwykłymi liniami telefonicznymi i szkieletami Internetu. Możesz inicjować dowolne działania: wygaśnięcie licencji, terminy płatności, powiadomienia o odnowieniu, aktualizacje oprogramowania.
Odbiorcy wybierają preferowany kanał komunikacji. E-mail? Cienki. Telefon? Z pewnością. SMS-em? Gotowy. Faks? Staroświecki, ale dostępny.
System działa mądrze. Jeśli nie odbiorą telefonu, przełącza na inny kanał. Następnym krokiem jest e-mail. Następnie wiadomość tekstowa. System puka aż ktoś odpowie.
Odbiorcy wysyłają potwierdzenia, że wiadomość została odebrana i przeczytana.
Komunikacja dwukierunkowa. Wysyłasz. Odpowiadają. Tylko.
Hosting na własnym serwerze
Albo kup sprzęt. Wdróż usługę samodzielnie.
Sprzęt komputerowy. Serwery. Kable.
Kontrolujesz kanały komunikacji. Kontrolujesz dane. Żadnych zewnętrznych pośredników.
Wybór należy do Ciebie. Wynajmij usługę lub stwórz własne rozwiązanie. Obie opcje działają. Jedno wymaga czasu, drugie pieniędzy.
Jak faktycznie działają automatyczne przypomnienia
Jeśli chcesz, możesz zainstalować sprzęt samodzielnie. Większość dostawców będzie pod ręką, aby przeprowadzić Cię przez proces konfiguracji i zapewnić wstępne wsparcie, aby upewnić się, że używasz produktu prawidłowo. Konfigurowanie logiki przypomnień jest proste. Zwykle integruje się z oprogramowaniem kalendarza, którego już używasz i działa podobnie do usług subskrypcyjnych, które widzisz wszędzie.
Jednakże jest jedno zastrzeżenie. Po uruchomieniu systemu to nie maszyna wykonuje połączenia. Zrób to. Oprogramowanie zbiera wszystkich klientów, którzy potrzebują przypomnienia o zbliżającej się wizycie i umieszcza ich nazwiska w kolejce. Następnie Twoi pracownicy otwierają tę listę i rozpoczynają wykonywanie połączeń.
Opuszczone wizyty stanowią obciążenie finansowe dla podmiotów świadczących opiekę zdrowotną. Zajmują miejsca, które mogliby wykorzystać inni pacjenci. Niektóre kliniki zaczęły pobierać opłaty za opuszczone wizyty. Czasami kwota ta sięga kosztu samej usługi. Jest to surowy środek, ale pomaga dotrzymać harmonogramu.
Technologie umożliwiające zamianę tekstu na mowę
Przyjrzyjmy się innej warstwie tej technologii. Laboratoria AT&T stworzyły program o nazwie Natural Voices. To jest silnik zamiany tekstu na mowę. Proces składa się z dwóch wyraźnie rozróżnialnych etapów.
Po pierwsze, system reguł gramatycznych i słowników analizuje tekst. Analizuje jego strukturę. Następnie program generuje dźwięk zgodny z tymi regułami.
Głos nie jest syntetyzowany od podstaw przez komputer. To jest nagrany ludzki głos. Aktor głosowy musiał nagrać każdy fonem. Są to najmniejsze jednostki słyszalnej mowy. Oprogramowanie łączy te fonemy w sylaby, a następnie w słowa.
Dlaczego jest to ważne w przypadku obsługi klienta?
Punkty pomocy technicznej i systemy reagowania głosowego w dużym stopniu opierają się na tej technologii. Jeśli zadzwonisz po godzinach pracy lub w weekend, większość obciążenia przejmie funkcja TTS (Text to Speech). Klienci mogą uzyskać podstawowe informacje bez konieczności płacenia przez firmę za całodobową pomoc telefoniczną.
To nie magia. To jest po prostu skuteczne. Możesz usłyszeć, jak to brzmi, sprawdzając wersję demonstracyjną Natural Voices. Technologia ta jest praktyczna, ale nie doskonała, ale wypełnia luki, gdy nie są dostępni operatorzy.
Używaj automatycznych przypomnień
Przydatność wykracza poza proste rozmowy telefoniczne. Pomyśl, ile razy otrzymywałeś przypomnienia o wizycie u lekarza, serwisie samochodowym, a nawet o zwrocie książki z biblioteki. System kolejkowy przejmuje większość pracy związanej z identyfikacją. Czynnik ludzki zapewnia ostateczne połączenie. Jest to model hybrydowy. Wykorzystuje automatyzację do danych i ludzi do empatii. A przynajmniej dla samego aktu mówienia.
Logika jest na tyle prosta, że wydaje się niemal oczywista. Jeśli Twój model biznesowy opiera się na spotkaniach, zaplanowanych interakcjach lub utrzymaniu stałego przepływu zaangażowanych klientów, potrzebujesz systemu, który przypomni im o konieczności pojawienia się lub podjęcia działań. Automatyzacja przejmuje większość pracy. Zamienia pamięć ludzką, która jest notorycznie zawodna, w niezawodny i skalowalny mechanizm komunikacji.
Jesteśmy świadkami sytuacji, w której branże, które mogą wydawać się niepowiązane, proponują to samo rozwiązanie: automatyczne przypomnienia.
Opieka zdrowotna i finanse: ważne zachęty
W opiece zdrowotnej stawka jest znacznie wyższa niż opuszczenie spotkania podczas lunchu. Apteki, laboratoria medyczne, kliniki weterynaryjne, dentyści i gabinety lekarzy pierwszego kontaktu korzystają z tych systemów, aby zarządzać cyklem życia opieki. Nie chodzi tu tylko o wyrażenie „nie zapomnij się przebadać”. Mowa tu o alertach o konieczności uzupełnienia leków na receptę, co zapobiega przerwom w leczeniu. Powiadomienia o wynikach badań zachęcają pacjentów do szybkiego działania. Potwierdzenia wizyt, które zmniejszają liczbę niestawiennictwa, kosztują branżę opieki zdrowotnej miliardy dolarów każdego roku.
Następnie jest sektor finansowy. Ton zmienia się z troski na dyscyplinę. Doradcy inwestycyjni, banki i działy należności używają przypomnień, aby chronić zyski. Przedłużenie kontraktów. Rachunki są należne. Ostrzeżenia o opóźnieniach w płatnościach. Powiadomienia o długach. Komunikaty te mniej dotyczą budowania relacji, a bardziej zapewniania płynności. Jest to cyfrowy odpowiednik grzecznego, ale stanowczego klepnięcia po ramieniu.
Podróże, handel detaliczny i usługi: logistyka jako komunikacja
Turystyka i hotelarstwo charakteryzują się wąskimi marżami i zmiennymi zmiennymi. Kiedy linia lotnicza lub hotel wysyła wiadomość, często jest to odpowiedź na chaos. Opóźnienia lotów. Zmiana bramy. Zmiana trasy. Anulacje. W tym kontekście przypomnienie to nie tylko przydatna funkcja; jest to narzędzie zarządzania kryzysowego. Informuje klienta, gdy plany się rozpadają.
Produkcja i sprzedaż detaliczna korzystają z tej samej infrastruktury do innych celów. Sklepy informują Klientów o terminie otrzymania zamówienia złożonego on-line. Powiadamiają klientów o przedłużeniu gwarancji przed wygaśnięciem gwarancji. Ostrzegają klientów o zmianach zasad. Chodzi o dokończenie cyklu transakcyjnego.
Branże usługowe opierają się na cyklicznym charakterze swojej pracy. Zniszczenie szkodników. Konserwacja systemów grzewczych i klimatyzacyjnych. Czyszczenie rynien. Centra serwisowe samochodów przypominają, że upłynął okres wymiany oleju. Usługi pielęgnacji trawników sygnalizują początek cyklu sezonowego. Nie są to zdarzenia jednorazowe. To są rytmy. Przypomnienia są zsynchronizowane z tymi rytmami.
Zmiana: z użytku korporacyjnego na użytek osobisty
To jest prawdziwa zmiana. Nie musisz być bankiem ani linią lotniczą, aby korzystać z tej technologii. Bariera wejścia upadła.
Jesteśmy coraz bardziej połączeni. Palmtopy z dostępem do Internetu (w czasach, gdy jeszcze miały znaczenie), telefony komórkowe i płynna, szybka sieć Wi-Fi stworzyły infrastrukturę, w której domyślnym stanem jest połączenie z Internetem. W miarę pogłębiania się tej więzi automatyczne przypomnienia stają się potężniejsze i częstsze. Opuszczają serwerownie przedsiębiorstw i lądują w Twojej kieszeni.
Ale użytek osobisty jest równie skuteczny. Nie musisz należeć do korporacji, żeby z tego skorzystać.
Weź swój kalendarz internetowy. Prawdopodobnie korzystasz z funkcji przypominania o spotkaniach od lat. To technologia automatycznego przypominania w najczystszej i najprostszej formie. Nie obchodzi ją, czy jesteś dyrektorem generalnym, czy freelancerem. Jedyne, na czym jej zależy, to to, że masz oznaczony blok czasu.
- Ważne spotkania.
- Szczęśliwe godziny z przyjaciółmi.
- Proste zadanie wysłania wiadomości e-mail, którą odkładałeś.
To są momenty, w których technologia błyszczy. Wypełnia lukę pomiędzy intencją a działaniem. Zapobiega momentom „myślałem, że to zrobiłem”.
Ekosystem powiadomień
Za każdym prostym sygnałem „nie zapomnij” kryje się szereg współpracujących technologii. Aby w pełni zrozumieć znaczenie tej infrastruktury, musimy przyjrzeć się komponentom, które ją umożliwiają.
Artykuły powiązane z HowStuffWorks
